Privacy Policy

As part of its relationships with various groups of people, Paris University collects information such as:

• In a general way:
  • Title;
  • Last name;
  • First name(s);
  • E-mail address;
  • Documentation requests;
  • Services requests;
• For applicants, students, clients, and third-party payers:
  • Postal address;
  • Phone number(s);
  • Resume (students and applicants only);
  • Prior grades and degrees;
  • Socio-professional category;
  • Data relating to means of payment: postal or bank identity statement, check and/or credit card number, credit card expiry date;
  • Transaction data: transaction number, service subscription detail;
  • History of the contractual relationship;
  • Student’s photos
• For graduates:
  • Degrees awarded
  • Grades obtained
• For companies, partners, and subcontractors:
  • Name;
  • Legal status;
  • Share capital;
  • Head Office Address;
  • Staff;
  • Data relating to means of payment: postal or bank identity statement, check and/or credit card number, credit card expiry date;
  • Transaction data: transaction number, service subscription detail;
  • History of the contractual relationship;
• For corporate representatives, partners, and subcontractors:
  • Title
  • Name
  • First name(s)
  • E-mail address
  • Company
  • Function/Job
  • Phone number

Business development management:

• Fulfilment of marketing operations based on the consent of the person concerned;
• Fulfilment of processing operations related to client relationship management and in particular those relating to technical prospecting operations (including technical operations such as normalization, standardization, improvement and deduplication);
• Selections of people to carry out operations such as prospection, research, and loyalty;
• Statistical analysis;
• Handover or exchange of its client or prospect files among Paris University’s educational entities, and academic and commercial partners;
• The management of requests for right to access, rectification and deletion.

Contractual relationship management:

• Creation of an account on Paris University’s digital tools;
• Acquisition of services;
• Application and Admission management, including applications submitted through centralized Paris University application services;
• Student enrollment and education management;
• Communications management and follow-up;
• Preparation and dissemination of student directories;
• Billing;
• Contractual relationship follow-up;
• Management of unpaid bills and disputes;
• Management of consents and authorization concerning the use of data;
• Sending of newsletters and commercial solicitations especially through electronic means;
• Transmission to partners and subcontractors taking part in our educational offerings;
• Compliance with applicable legal and required obligations, and especially with transmission data requests by public authorities and administrations;
• Transmission to the Alumni Association;
• Transmission to partners in charge of processing and awarding degrees;
• Transmission of data to companies, in particular the resume;
• Management of fraud risks.

Data is collected by Paris University during the following operations and processes:

• When navigating a Paris University website;
• When creating an account or a personal space on a Paris University website or intranet;
• When an information request is made;
• When documentation is requested or downloaded (flyer, information leaflet…);
• When ordering products or services;
• When registering using any Paris University form;
• During a marketing campaign;
• When creating or submitting an application through a centralized Paris University application platform.

Paris University may collect data directly or indirectly. Paris University may also obtain data from a third party or from a partner. In this case, Paris University only receives data from entities complying with the GDPR and whose data subjects have consented to the transmission, processing and use of data by Paris University.

Data may be transmitted especially:

• To all Paris University’s educational entities and campuses, entities subjected to the GDPR and which apply the same operating methods and data processing as Paris University;
• To academic partners within or outside the European Economic Area who are involved in the education of people concerned by our data processing;
• To its educational or technical subcontractors who have access to the personal information required for the performance of their services and who are not authorized to use them for other purposes. In addition, they are required to treat such personal information in accordance with applicable personal data protection policy (GDPR);
• To any third party if such transmission is essential in the context of the contractual relationship;
• To administrations, accrediting bodies and/or public authorities in accordance with the legal and required obligations.

If data is transmitted outside the European Economic Area, Paris University shall ensure that the processing of such data is carried out in accordance with the applicable personal data protection policy (GDPR).

Paris University maintains records of students in accordance with its educational mission and the applicable legal, regulatory, accreditation, and institutional requirements of the relevant Paris University educational entity.

Paris University keeps personal data for the time necessary to achieve the purposes specified above, as well as to comply with its legal and required obligations.

Paris University protects personal data, using secured digital tools.

Paris University and its subcontractors comply with the security standards, especially when processing credit card payments.

Paris University implements electronics security measures and procedures to ensure security risks concerning the collection, storage, retention and transmission of personal data.

To ensure that your personal data is safe, we have implemented the following electronic security measures:

• SSL Protocol (Secure Sockets Layer);
• SET Protocol (Secure Electronic Transaction using a secured key);
• Access right / Group privileges management;
• Digital Data backup;
• Digital Authentification Certificate;
• Firewalls;
• Access, modification and deletion rights.

In accordance with the law of the 6th of January 1978 related to data processing, files and liberties, people have a right to access, modify and delete their personal data by writing to the following address:

• By post: DATA PROTECTION COMMITTEE – PARIS UNIVERSITY, 241 boulevard Pereire 75017 PARIS
• By e-mail: datagovernance@paris.edu

This request must be signed and accompanied by photocopy of an identity card bearing the signature of the holder and specify the address to which the response must be sent. A response will then be sent to the applicant within 1 month of receiving the request.

It is specified that the data required for education must be kept. If a student exercises their right to delete data concerning them before the end of their education, they will be alerted by the relevant Paris University educational entity and will be considered to have withdrawn. If the student confirms their wish concerning this deletion, they will be deemed to have purely and simply renounced their education.

It is specified that the data needed to finance schooling must be kept. If the student or the third-party payer exercises their right to delete data concerning themselves before the end of the student’s education or before the end of the financing of the student’s education, the student or the third-party payer will be alerted by the relevant Paris University educational entity. If they confirm their wish concerning this deletion, all amounts still due will become immediately payable, despite any staggered payment agreement. Failure to pay will result in suspension of schooling.

Finally, each person concerned by the processing of their data has a right to the portability of the data they have transmitted.

This right applies under the same conditions as the right of access and rectification.

A cookie is a data placed on the hard disk by the server of Paris University’s websites. This data may be stored on the data subject’s terminal in a simple text file, to which a server accesses to read and record information. Paris University’s websites can only read or write cookies that belong to them.

These cookies allow in particular to:

• Recognize the browser during the visit(s);
• Link an action to the provision of the requested service;
• Record the language spoken or other preferences needed to provide the requested service;
• Ensure load balancing and manage traffic;
• Follow the website audience;
• Develop statistical analyses;
• Suggest commercial offers related or not to your interests.

Anyone using Paris University’s websites can make their choices regarding the use of cookies.

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To manage cookies on different browsers:

Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr

Internet Explorer: https://windows.microsoft.com/fr-fr/internet-explorer/delete-managecookies#ie=ie-11

Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/fr/kb/effacer-cookies-supprimer-infos-sitesenregistrees

Safari: https://support.apple.com/kb/ht1677?viewlocale=frFR&locale=frFR

The settings are likely to have an impact on internet browsing and on the operation of certain services requiring the use of cookies.

For any additional information on cookies, the French National Commission for Information Technology and Civil Liberties (CNIL) has uploaded an explanatory notice:

https://www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies/

Dans le cadre de ses relations avec différentes catégories de personnes Paris University collecte notamment :

• D’une manière générale :
  • la civilité ;
  • le nom ;
  • le(s) prénom(s) ;
  • l’adresse de courrier électronique ;
  • demandes de documentation ;
  • les souhaits de services.
• Pour les candidats, les étudiants, les clients et les tiers payeurs :
  • l’adresse ;
  • le(s) numéro(s) de téléphone ;
  • le CV (étudiants et clients uniquement) ;
  • les notes et diplômes antérieurs ;
  • la catégorie socioprofessionnelle ;
  • les données relatives aux moyens de paiement : relevé d’identité postale ou bancaire, numéro de chèque et/ ou de carte bancaire, date d’expiration de la carte bancaire ;
  • les données relatives aux transactions : numéro de transaction, détail du service souscrit ;
  • l’historique de la relation contractuelle.
  • photo(s) d’identité.
• Pour les diplômés :
  • les diplômes obtenus ;
  • les notes obtenues.
  • Les travaux de thèse et dissertations.
• Pour les entreprises, partenaires et sous-traitants :
  • la dénomination ;
  • la forme sociale ;
  • le capital social ;
  • l’adresse du siège social ;
  • l’effectif ;
  • les données relatives aux moyens de paiement : relevé d’identité postale ou bancaire, numéro de
  • chèque et/ ou de carte bancaire, date d’expiration de la carte bancaire ;
  • les données relatives aux transactions : numéro de transaction, détail du service souscrit ;
  • l’historique de la relation contractuelle.
• Pour les représentants des entreprises, partenaires et sous-traitants :
  • leur civilité ;
  • leur nom ;
  • le(s) prénom(s) ;
  • l’adresse de courrier électronique ;
  • leur entreprise ;
  • leur fonction ;
  • leur numéro de téléphone.

La gestion de la prospection commerciale :

• la réalisation d’opérations de marketing reposant sur le consentement de la personne concernée ;
• la réalisation de traitements relatifs à la gestion des clients et en particulier celles concernant des opérations techniques de prospection (ce qui inclut notamment les opérations techniques comme la normalisation, l’enrichissement et la déduplication) ;
• la sélection de personnes pour réaliser des actions notamment de prospection, de fidélisation et d’études ;
• l’élaboration de statistiques;
• la cession ou l’échange de ses fichiers de clients et de ses fichiers de prospects aux différents établissements Paris University et à tous partenaires commerciaux ou académiques;
• la gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et de suppression ;

La gestion de la relation contractuelle :

• la création d’un compte sur les outils numériques et digitaux de Paris University ;
• l’acquisition de prestations de services ;
• la gestion de l’admission ou de la non-admission des candidats ;
• la gestion de l’inscription et de la scolarité des étudiants ;
• la gestion des communications et le suivi des échanges ;
• la préparation et la diffusion des listes et annuaires d’étudiants.
• la facturation ;
• le suivi de la relation client ;
• la gestion des impayés et des contentieux ;
• la gestion des consentements et autorisations concernant l’utilisation des données ;
• l’envoi de newsletters et de sollicitations commerciales notamment par voie électronique ;
• la transmission aux partenaires et sous-traitants intervenant dans la scolarité ;
• le respect des obligations légales et réglementaires applicables et notamment les demandes de transmission des données par les autorités publiques et les administrations ;
• la transmission à l’Association des Alumni
• la transmission à des partenaires en charge du traitement et de la transmission du diplôme ;
• la transmission de données à des entreprises notamment le CV ;
• la gestion du risque d’usage frauduleux.

Les données sont collectées par Paris University lors des actions et démarches suivantes :

• lors de la navigation sur un des sites Paris University;
• lors de la création d’un compte ou d’un espace personnel sur un des sites Paris University ;
• lorsqu’est formulée une demande de renseignement ;
• lorsqu’est demandée ou téléchargée une documentation (brochure, flyer, …) ;
• lors d’une commande de produits ou services ;
• lors d’une inscription via un formulaire Paris University ;
• lors d’une campagne de marketing;
• Lors de la création ou de la soumission d’une candidature par l’intermédiaire d’une plateforme de candidature centralisée de Paris University.

Paris University peut collecter les données directement ou indirectement. Paris University peut également se faire communiquer des données par un tiers ou un partenaire. Dans ce cas, Paris University ne reçoit des données que d’entités respectant le RGPD et dont les personnes concernées par le traitement de données ont consenti à la transmission, le traitement et l’utilisation des données par Paris University.

Les données peuvent être transmises notamment :

• Aux différentes entités éducatives et campus de Paris University, soumis au RGPD et appliquant les mêmes méthodes de fonctionnement et de traitement des données que Paris University ;
• à des partenaires académiques dans ou hors de l’Espace Economique Européen qui interviennent dans la scolarité des personnes concernées par le traitement des données ;
• à ses sous-traitants pédagogiques ou techniques qui ont accès aux informations personnelles nécessaires à l’exécution de leurs prestations et ne sont pas autorisés à les utiliser à d’autres fins. De plus, ils sont tenus de traiter ces informations personnelles en conformité avec les lois applicables à la protection des données personnelles (RGPD) ;
• à tout tiers dès lors que cette transmission est rendue indispensable dans le cadre de la relation contractuelle ;
• aux administrations , agences d’accréditation et/ou autorités publiques conformément aux obligations juridiques et réglementaires.

Si les données sont transmises hors de l’Espace Economique Européen, Paris University s’assure que le traitement de ces données se fait en conformité avec les lois applicables à la protection des données personnelles (RGPD).

Paris University conserve les dossiers des étudiants conformément à sa mission éducative ainsi qu’aux exigences légales, réglementaires, d’accréditation et institutionnelles applicables à l’entité éducative de Paris University concernée.

Paris University conserve les données personnelles pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités indiquées ci-dessus, ainsi que pour respecter ses obligations légales et réglementaires.

Paris University conserve les données personnelles pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités précisées ci-dessus, ainsi que pour respecter ses obligations légales et réglementaires.

Paris University protège vos données personnelles en utilisant des outils informatiques sécurisés.

Paris University et ses sous-traitants respectent les normes de sécurité notamment lors du traitementdes règlements par carte bancaire.

Paris University met en oeuvre des mesures de sécurité électronique et des procédures permettant de garantir les risques de sécurité en ce qui concerne la collecte, la sauvegarde, la conservation et la communication des données personnelles.

Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :

• Protocole SSL (Secure Sockets Layer) ;
• Protocole SET (Secure Electronic Transaction utilisant une clé sécurisée) ;
• Gestion des accès par personne autorisée ;
• Sauvegarde informatique ;
• Certificat numérique ;
• Pare-feu (Firewalls) ;
• Droits d’accès, de modification et de suppression.

Conformément à la loi du 6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés, la personne concernée par le traitement de ses données dispose d’un droit d’accès, de modification, d’opposition et de suppression des données personnelles la concernant en écrivant à l’adresse suivante :

• soit par courrier au « DATA PROTECTION COMMITTEE – PARIS UNIVERSITY », 241 boulevard Pereire, 75017 PARIS
• soit par courriel : datagovernance@paris.edu

La demande doit être signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature de son titulaire et préciser l’adresse à laquelle doit être transmise la réponse. Une réponse lui sera alors adressée dans le délai légal suivant la réception de la demande.

Il est précisé que les données nécessaires à la scolarité doivent être conservées. Si un étudiant exerce son droit à la suppression des données le concernant avant la fin de sa scolarité, il en sera informé par les services de l’entité éducative de Paris University concernée et sera considéré comme ayant abandonné sa scolarité. Si l’étudiant confirme sa volonté de procéder à cette suppression, il sera considéré comme ayant purement et simplement renoncé à sa scolarité.

Il est précisé que les données nécessaires au financement de la scolarité doivent être conservées. Si l’étudiant ou le tiers payeur exerce son droit à la suppression des données le concernant avant la fin de la scolarité de l’étudiant ou avant la fin du financement de la scolarité de l’étudiant, l’étudiant ou le tiers payeur en sera informé par les services de l’entité éducative de Paris University concernée. S’il confirme sa volonté de procéder à cette suppression, toutes les sommes restant dues deviendront immédiatement exigibles, malgré tout accord de paiement échelonné. Le défaut de paiement entraînera la suspension de la scolarité.

Enfin, toute personne concernée par le traitement de ses données dispose d’un droit à la portabilité des données qu’elle a transmises.

Ce droit s’applique dans les mêmes conditions que le droit d’accès et de rectification.

Un cookie est une information déposée sur le disque dur par le serveur des sites Paris University. Ces informations peuvent être stockées sur le terminal de la personne concernée dans un simple fichier texte auquel un serveur accède pour lire et enregistrer des informations Les sites internet Paris University peuvent uniquement relire et écrire les cookies qui leur appartiennent.

Ces cookies permettent notamment de :

• reconnaitre le navigateur pendant la ou les visites ;
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• enregistrer la langue parlée ou autres préférences nécessaires à la fourniture du
• service demandé ;
• assurer l’équilibrage de charge (“load balancing”) et gérer le trafic ;
• suivre l’audience du site ;
• d’établir des analyses statistiques ;
• proposer des offres commerciales en lien ou non avec vos centres d’intérêts.

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Pour toute information complémentaire sur les cookies, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a mis en ligne une notice explicative : http://www.cnil.fr/vos-droits/vostraces/les-cookies/